O chatbot se tornou um recurso muito importante para qualquer empresa que queira melhorar seu atendimento ao cliente. Aliás, este é um dos setores que mais evoluem dentro das organizações, pois sempre envolve o uso de tecnologias.
As organizações que acompanham as novidades sobre essa área certamente já ouviram falar sobre integração de canais e outras possibilidades relacionadas à automação, e muitas têm dúvidas sobre o conceito de chatbot.
Ele chama a atenção das companhias porque consegue inovar o relacionamento entre elas e os clientes, além de aumentar a satisfação dos usuários. Entretanto, o chatbot não é um recurso tão recente.
Na verdade, já é bem conhecido nos atendimentos oferecidos por SMS e nas URAs. O que acontece é que a tecnologia evoluiu muito e fez com que o chatbot se tornasse um recurso humanizado e ampliou as possibilidades de aplicação.
Não é novidade para ninguém que a tecnologia evolui a passos largos e com isso trouxe o chatbot e todas as facilidades que é capaz de oferecer.
Este artigo vai explicar o que é chatbot, por que ele é tão importante, quais são os benefícios para as clínicas, como pode ser aplicado na área médica e como utilizá-lo na clínica.
O que é chatbot?
É uma solução capaz de simular o atendimento humano, interagir com os clientes, fazer perguntas e oferecer respostas. Também pode esclarecer dúvidas e até processar os pagamentos, tudo por meio de aplicativos de mensagens instantâneas.
O propósito com a aplicação desse recurso é obter respostas rápidas, independentemente do horário em que o cliente entrar em contato com a organização.
Para uma clínica de fisioterapia respiratória domiciliar, a alternativa é muito útil porque as pessoas não querem mais ocupar seus smartphones com aplicativos ou ter que entrar em contato com números diferentes.
Fica muito mais fácil para o consumidor abrir o aplicativo de mensagens instantâneas e entrar em contato com a empresa. O chatbot faz justamente isso e de maneira muito simples.
Importância do chatbot
Tanto para uma clínica médica quanto para qualquer outro estabelecimento, o uso de chatbot é importante por diversas razões. Mas no caso das empresas que atuam na área da saúde, algumas justificativas para a sua importância são:
- Atendimento 24 horas;
- Triagem facilitada;
- Agendamento de consultas;
- Fornecimento de informações úteis;
- Redução na fila de espera.
Por meio do chatbot, a clínica consegue oferecer atendimento 24 horas por dia nos 7 dias da semana. É uma forma de proporcionar mais conveniência para os clientes que precisam de assistência fora do horário comercial.
Se alguém estiver pesquisando sobre reabilitação para homens viciados em álcool clínica e encontrar um estabelecimento que faça atendimento via chatbot, pode passar pela triagem imediatamente.
Para a área da saúde, isso é muito importante porque ajuda a direcionar os pacientes para os serviços e profissionais mais apropriados, além da possibilidade de priorizar casos urgentes.
Também existe a possibilidade de automatizar o processo de agendamento de consultas para que as pessoas possam escolher as melhores datas e horários, sem dificuldades. Consequentemente, a clínica reduz a carga de trabalho administrativa.
Os chatbots são ideais para fornecer informações úteis aos pacientes sobre procedimentos, preparação para consultas e exames, orientações de pós-operatório, entre outras necessidades.
Além de educar as pessoas sobre sua própria saúde, acaba reduzindo as filas de espera e aumentando a eficiência da clínica.
Benefícios do chatbot
Cada vez mais, as pessoas preferem se comunicar com as empresas por meio de canais automatizados. No caso de uma clínica médica, os pacientes também querem facilidade para agendar as consultas e esclarecer suas dúvidas.
O chatbot pode ser aplicado ao WhatsApp, pois de acordo com uma pesquisa intitulada Consumer Experience Trends In Healthcare, 60% dos pacientes preferem marcar suas consultas online.
Por isso, se uma clínica especializada em aso exame laboratorial quiser obter avaliação 5 estrelas no Google Meu Negócio e em outros lugares, preciso oferecer essa facilidade para os pacientes.
Outra vantagem é a possibilidade de agendar automaticamente, podendo acessar o recurso pelo WhatsApp sem ter que falar pelo telefone com atendentes.
A tecnologia também traz a facilidade de fornecer dados sobre a clínica, como endereço e horário de atendimento, agilizando o cotidiano e o retorno das pessoas que precisam dessas informações.
Ele pode ser integrado ao software médico usado pela clínica e com isso automatizar o registro das informações relativas a consultas e pacientes. Com isso, a clínica consegue reduzir possibilidades de erros e aumentar a eficiência do processo.
Como aplicar o chatbot na área médica?
Para aplicar o chatbot em uma clínica ou consultório, existem alguns passos importantes que vão garantir uma implementação assertiva. São eles:
Escolher um chatbot adequado
A ferramenta precisa atender ao tipo de solicitação que uma clínica que faz infusão de medicamentos quimioterápicos precisa.
Por exemplo, se é importante oferecer atendimento personalizado, o ideal é usar uma linguagem natural e evitar respostas prontas, portanto, é fundamental pesquisar antes de escolher.
Alinhar ferramenta e equipe
Além de investir nesse recurso tecnológico para inovar a clínica, é muito importante que ele esteja de acordo com a equipe.
Ele precisa estar alinhado aos processos internos e os colaboradores precisam se acostumar com as mudanças.
Divulgar o serviço
A clínica deve divulgar o novo modelo de atendimento e incentivar as pessoas a procurarem o estabelecimento via chat.
Isso pode ser feito por meio das redes sociais, WhatsApp e até com o envio de e-mails para os pacientes, inserindo o endereço do chat. A clínica também pode disponibilizar informativos na recepção para que os pacientes se informem.
Inserir no site
Assim como faz uma empresa especializada em laudo pericial insalubridade, uma clínica ou consultório médico pode inserir o chatbot no site institucional para que os usuários tenham acesso ao canal de atendimento.
Se esse procedimento for realizado do jeito certo, consegue ser mais eficaz para converter visitantes em clientes, em comparação com os formulários para captar cadastros.
Como aplicar o chatbot na clínica?
Essa plataforma de atendimento atende o cliente na primeira tentativa de contato e várias perguntas podem ser automatizadas, inclusive as que estão relacionadas a processos burocráticos.
Para aplicar do jeito certo, uma das coisas mais importantes é recepcionar bem o público, principalmente quando for integrado a recursos como o WhatsApp, que responde prontamente.
As mensagens de boas-vindas devem ser configuradas porque conseguem vender a proposta do estabelecimento. Além disso, ao aderir à ferramenta, existe a possibilidade de responder os clientes 24 horas por dia, nos 7 dias da semana.
Um profissional que entra em contato com uma empresa de aluguel de espaço por hora psicóloga por meio de um chatbot, está ciente dessa possibilidade e com os pacientes é a mesma coisa.
Ou seja, as pessoas sabem que podem obter respostas a qualquer momento, por isso, não se deve deixar o usuário esperando para realizar a ação que deseja.
No entanto, conversar o dia todo com os pacientes acaba aumentando a demanda da equipe, e dificilmente isso consegue ser absorvido.
Assim sendo, o ideal é solicitar documentos, imagens e outras informações relevantes para o atendimento ou o agendamento pelos canais de comunicação que utilizam o chatbot.
Também é uma forma de armazenar os documentos e informações relevantes no histórico da conversa. Uma clínica para idosos com demência pode até mesmo usar o chatbot para prospectar clientes.
Antigamente, os profissionais da saúde faziam isso por meio de cartão de visitas, mas mesmo que continue sendo importante, não há mal algum em modernizar o processo por meio do chatbot no WhatsApp.
O marketing médico possui suas restrições, mas disponibilizar atendimento rápido e automatizado não vai contra as limitações. Inclusive, melhora a qualidade do serviço prestado para as pessoas.
Mas não basta apenas disponibilizar um canal de atendimento por meio dessa tecnologia. Ela precisa estar integrada a outros canais de comunicação, como no caso de uma plataforma automatizada com o chatbot.
Se o paciente tiver que agendar um exame com equipamento de densitometria óssea, vai ficar muito mais fácil atender sua solicitação se o recurso estiver interagindo com outros sistemas usados pela clínica.
Mas é importante lembrar que o recurso serve para automatizar o atendimento e economizar tempo, no entanto, não consegue substituir plenamente a capacidade profissional dos atendentes.
Considerações finais
As clínicas médicas, assim como outros negócios, precisam agilizar o atendimento prestado para seus pacientes.
Proporcionar para as pessoas a facilidade de entrar em contato com o consultório a qualquer momento traz mais segurança e conforto.
O chatbot é um dos recursos mais adequados para alcançar esse objetivo e atende plenamente às necessidades da área médica.
Basta saber escolher o software ideal com base nas necessidades da clínica e nas demandas de seus pacientes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
